Przy wybieraniu systemu do sali wideokonferencyjnej należy zwrócić uwagę na kilka czynników. Przede wszystkim konieczne jest określenie do czego ma służyć dana przestrzeń. Właściwie każdą salę można dostosować do wideokonferencji, zaczynając od bardzo małych pomieszczeń nazywanych huddle space’ami do bardzo dużych, na aulach kończąc. Jest to możliwe dzięki stosowaniu rozwiązań dedykowanych dla różnych typów przestrzeni. Przykładowo, w przypadku huddle space’ów, możemy zastosować rozwiązania typu mały wideoterminal lub system Polycom Trio, który daje nam możliwość realizacji połączeń zarówno głosowych jak i wideokonferencyjnych, w zależności od wersji. Jednak obok wszystkich technicznych rozwiązań należy zadbać o właściwe wyposażenie sali i zapewnić odpowiednie warunki dla wideokonferencji już na etapie projektowania przestrzeni.
Odpowiednia akustyka i umieszczenie terminala
Należy pamiętać o tym, żeby sale wideokonferencyjne w miarę możliwości miały (niezależnie od wielkości), dostosowaną odpowiednią akustykę. Warto zadbać, aby były one wyposażone w panele akustyczne, maksymalnie rozpraszające odbijanie fal dźwiękowych. Jest to związane z faktem, że bardzo często w biurach tworzone są przestrzenie ze szklanymi ścianami. Szklana ściana odbija dźwięk, a przy rozmowach wideokonferencyjnych jest ważne, aby dźwięk był rozproszony. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które eliminują ten efekt, od paneli akustycznych przez odpowiednio dopasowane sufity, po bardziej ciekawe rozwiązania takie jak np. mech architektoniczny.
Istotną kwestią jest również miejsce zamontowania terminalu wideokonferencyjnego, gdyż często umieszczany jest on dokładnie naprzeciwko drzwi wejściowych. Nie jest to pożądana sytuacja, ponieważ w momencie gdy ktoś wchodzi do pomieszczenia staje się osobą widoczną dla rozmówcy. Dodatkowo, należy pamiętać, żeby w momencie tworzenia sali wideokonferencyjnej przemyśleć kwestię przeszklenia pomieszczeń. Wynika to z faktu, że taka wideokonferencja często będzie zawierała treści, które nie powinny być widoczne dla osób trzecich przechodzących korytarzem. Aby temu zapobiec, możemy stosować różnego rodzaju rolety lub zasłony celem przysłonienia szklanych przestrzeni. Jednocześnie mogą one pełnić funkcję akustyczną i zapobiegać efektowi odbijania się dźwięku od szkła. Aby zapewnić pełną dyskrecję rozmów, szyby w pomieszczeniu do wideokonferencji powinny być podwójne.
Dobór oświetlenia i tła
Oświetlenie sali wideokonferencyjnej powinno być trochę bardziej rozbudowane niż w przypadku sali standardowej. W przestrzeniach biurowych stosowana jest norma 5000 luxów na stanowisko pracy. Przy systemach wideokonferencyjnych ważne jest, żeby była to wartość większa (7000 luxów), co sprawia, że pomieszczenie jest bardziej doświetlone. Ważne jest też to, żeby światło nie było ani zbyt zimne, ani zbyt ciepłe. Kolejnym aspektem jest zapewnienie odpowiedniego tła dla wideokonferencji. Zbyt wzorzyste będzie bowiem bardzo rozpraszało uwagę osób, z którymi rozmawiamy, dlatego bardziej odpowiednie jest tło naturalne, przykładowo szara/biała ściana.
Oprócz tego możemy zastosować różnego rodzaju specjalne, dedykowane tła. W niektórych realizacjach spotykaliśmy się z tłem w postaci falowanej ściany, dzięki której powstaje efekt głębi. Efekt głębi uzyskiwany jest w ten sposób, że wpadające światło odbija cień, a ludzki mózg odbiera to jako formę przestrzenną, co dodatkowo poprawia user experience. Dodatkowo, każda powierzchnia, która nie jest powierzchnią gładką rozprasza dźwięk. Można też zastosować różnego rodzaju panele akustyczne, które jednocześnie mogą stać się tłem dla wideokonferencji.
Światło słoneczne vs. sztuczne
Przy aranżacji sali wideokonferencyjnej istotne jest też zwracanie uwagi na inne, niezależne od nas kwestie. Należy mieć świadomość, że często jest to sala, do której wpadają bezpośrednio na kamerę promienie słoneczne. Kamera natomiast jeżeli świeci na nią światło słoneczne automatycznie ustawia swoją przesłonę do światła zewnętrznego, a nie do światła wewnętrznego. Dlatego też lepszymi salami konferencyjnymi są sale ze sztucznym oświetleniem. Z kolei jeżeli jest to sala z naturalnym oświetleniem konieczne będą rolety i włączenie światła, aby osoby, na które patrzymy na wideokonferencji nie były ciemne.
Kwestią, na którą również trzeba zwrócić uwagę jest ubiór. Kamera ma bowiem swoją rozdzielczość i reaguje w charakterystyczny sposób, zależnie od ilości detali do odwzorowania. Te detale przy kompresji obrazu mogą być pomijane co tworzy dość specyficzny efekt przeskakiwania pasków, głównie podczas ruchu. Szczególnie jest to widoczne przy koszulach w paski i w kratkę. Dlatego też przygotowując się do wideokonferencji lepiej jest unikać tych deseni.
Nagłośnienie bez sprzężeń
Kolejnym istotnym aspektem jest odpowiednie nagłośnienie. Często spotykane rozwiązanie to zastosowanie nagłośnienia sufitowego lub głośników sufitowych. Ma ono dwie konsekwencje. Pierwszą jest to, że w przypadku gdy stosujemy mikrofony sufitowe konieczne jest zachowanie odpowiedniej odległości mikrofonu sufitowego od głośnika sufitowego, aby uniknąć sprzężeń. Drugą istotną kwestią jest to, że kiedy stosujemy system wideokonferencyjny na ścianie, a głośniki montujemy na suficie to dźwięk przychodzi z góry. Jednak zdecydowanie bardziej naturalna jest sytuacja, w której przychodzi on od strony naszego rozmówcy. Dlatego też jeżeli instalujemy na ścianie monitory, to powinniśmy zainstalować na niej również głośniki, żeby nasz mózg odbierał, że rozmawiamy z osobą, która jest ulokowana w konkretnym miejscu.
Autor tekstu: Andrzej Rzepecki
Redakcja, korekta tekstu: Natalia Racławska
