Wybierając platformę komunikacyjną często zapominamy o tym do czego ma nam ona służyć i jakie funkcje ma spełniać, dlatego też chciałbym wskazać Wam kilka podstawowych czynników, na które należy zwrócić uwagę przy jej wyborze. Na rynku dostępne są różne platformy, oferowane w różnych modelach i każda z nich będzie sprawdzać się w innych okolicznościach. A kryteriów jest wiele.

Wybierając platformę komunikacyjną często zapominamy o tym do czego ma nam ona służyć i jakie funkcje ma spełniać, dlatego też chciałbym wskazać Wam kilka podstawowych czynników, na które należy zwrócić uwagę przy jej wyborze. Na rynku dostępne są różne platformy, oferowane w różnych modelach i każda z nich będzie sprawdzać się w innych okolicznościach. A kryteriów jest wiele.

Wybór kluczowej funkcjonalności

Na samym początku musimy zastanowić się nad tym, jaka jest główna funkcjonalność, którą ma spełniać platforma. Czy ma być to komunikacja głosowa, czy też może organizacja pracowników w zespoły zadaniowe, gdzie będziemy mieć możliwość przeniesienia całej komunikacji, która dotychczas odbywała się na mailu, wraz z załącznikami. Do tego dochodzi trzeci aspekt, który mógłby stać się rdzeniem takiej platformy, czyli sama wideokonferencja.

W każdym przypadku mamy inne parametry, na których będziemy się koncentrować.
W odniesieniu do wideokonferencji, głównym punktem analizy powinna być interoperacyjność
z innymi systemami, z którymi chcemy, lub możemy chcieć się w przyszłości komunikować. Drugi bardzo istotny punkt to user experience, czyli w przypadku wideokonferencji sposób realizacji połączeń wideo. Jeżeli do tej pory nie mieliście zaimplementowanej żadnej platformy to UX może być dla Was bardziej, bądź mniej intuicyjny. Z kolei jeśli macie już swoje przyzwyczajenia, wynikające z korzystania
z konkretnego rozwiązania, kluczowa jest jego adaptacja. Nie bez znaczenia w przypadku wideokonferencji będzie również to, do kogo ma być ona adresowana i czy konkretna platforma daje nam możliwość łatwego zaimplementowania rozwiązania w sali konferencyjnej.

Komunikacja audio i wsparcie dla współpracy

W przypadku komunikacji audio kluczową kwestią jest możliwość sprzęgnięcia trzech środowisk najczęściej wykorzystywanych przez klienta, które obecnie stają się czterema środowiskami. Mowa tutaj o telefonie stacjonarnym, smartfonie, laptopie oraz personal wideo, które coraz częściej znajduje się na naszych biurkach. Funkcjonalność, którą chcemy osiągnąć to „call user not a device”.
Z punktu widzenia intuicyjności nie chcemy budować systemu, w którym użytkownik ma dwa bądź trzy różne numery. Posiada on natomiast jeden numer dostępowy, a odbierając połączenie decyduje, które urządzenie będzie tym razem w użyciu. Dzięki temu cała komunikacja głosowa działa jako jeden niezależny system. Często istnieje również dodatkowa możliwość przesłania prezentacji (np. xls), podczas rozmowy telefonicznej na laptopie oraz jej bieżąca edycja.

Na co z kolei zwracać szczególną uwagę przy wyborze platformy do komunikacji w rozumieniu współpracy? Zacznijmy od tego na co możemy liczyć, bo to dość nowe podejście. Do tej pory czat tekstowy, organizacja pracy w grupy, zarządzenie projektami, przechowywanie plików, biała tablica, wideokonferencja czy połączenia głosowe były funkcjami, które firmy zapewniały sobie w ramach kilku różnych platform. Dzięki podejściu kompleksowemu, jakie stosuje w tym momencie kilka firm (z Cisco i Microsoft na czele), jesteśmy w stanie wiele różnych funkcji „pokryć” jedną aplikacją. Powiem więcej,  nasze narzędzie może stać się również panelem operacyjnym dla wielu innych środowisk, takich jak system CRM. Wybierając platformę tego typu należy zastanowić się, jakie aplikacje i systemy są u nas zakorzenione i krytyczne z punktu widzenia wspierania biznesu. Integracja z bazowymi aplikacjami powinna być traktowana jako ważny element upraszczania środowiska pracy każdego pracownika. Drugi punkt, który przybliżałem wcześniej, to zakresy funkcjonalności, które potrzebujemy osiągnąć. Jeśli chcemy uzyskać Unified Collaboration to szukajmy platformy, która pozwoli nam zagregować w jednym miejscu komunikację głosową, wideo, chat i wymianę plików – takie platformy są dostępne na rynku.

Forma implementacji rozwiązania

Gdy przeanalizujemy wszystkie zagadnienia funkcjonalne, powinniśmy poruszyć kolejny aspekt, który nie jest bez znaczenia, czyli temat formy, w jakiej chcemy mieć takie rozwiązanie zaimplementowane. Od kilku lat rynek IT zadaje sobie bardzo głośno pytanie „on-premise czy Cloud – co wybrać?”. My również powinniśmy je sobie postawić przy wyborze platformy komunikacyjnej. Warto tutaj przeanalizować naszą sieć oraz skalę, na którą to narzędzie ma zostać wdrożone, a także cel funkcjonalny takiego wdrożenia. Brzmi to jak dość skomplikowany ciąg myślowy, ale w rzeczywistości jest dużo prostsze.

Dajmy na to, że chcemy przenieść na tę platformę cały ruch audio oraz wideokonferencję, która u nas dopiero raczkuje, a także wymianę plików i chat, do których mieliśmy do tej pory dwa narzędzia (Outlook i Gadu-Gadu). Nasz zespół liczy sto osób. Jeżeli mamy takie środowisko pracy, to idąc w stronę rozwiązania chmurowego powinniśmy liczyć się z tym, że nasz światłowód będzie musiał udźwignąć migrację wszystkich połączeń VoIP do chmury, a także ruch wideo. W przypadku tego drugiego trzeba się zastanowić na ile nasi pracownicy realizują połączenia między sobą wewnątrz organizacji, a jaki jest odsetek połączenia ze światem zewnętrznym – takim, który nie jest możliwy do zrealizowania w oparciu o sieć lokalną.

Rozwiązania hybrydowe

W dużych firmach często spotykam się z tym, że pracownicy dzwonią do siebie przez wideo pomiędzy piętrami  czy nawet pokojami, bo tak jest szybciej. Jeśli takich sytuacji będzie sporo to warto zastanowić się nad rozwiązaniem on-premise, czyli nad serwerami, które będą zlokalizowane u nas i to my będziemy zarządzać ruchem, a także przechowywać dane. Ja osobiście jestem zwolennikiem rozwiązań, które łączą korzyści tych dwóch światów. (Tak, to jak najbardziej jest to możliwe!). Na rynku są dostępne platformy, które pracują w modelu hybrydowym – łącząc zalety chmury oraz pewne korzyści rozwiązań klasycznych. Dla kogo jest hybryda? Na pewno dla osób, dla których istotne znaczenie mają funkcjonalności dostarczane przez rozwiązania typu Cloud, ale np. nie chcą wypuszczać ruchu głosowego i wideo ze swojej sieci lub też względy bezpieczeństwa na to nie pozwalają. Osobiście uważam, że hybryda to przyszłość jeśli chodzi o transformacje organizacji, które chcą posiadać wszystko w formie klasycznej.

Kwestie bezpieczeństwa

Na koniec chciałbym wspomnieć o kwestiach bezpieczeństwa takiego rozwiązania, które również są bardzo istotne. Na rynku implementowane są mechanizmy, pozwalające na zabezpieczenie danych przechowywanych w chmurze w bardzo restrykcyjny sposób. Ciekawym sposobem jest enkrypcja end-to-end, dzięki której komputer otrzymuje zaszyfrowane informacje (pliki, wiadomość, strumień audio-wideo) a następnie deszyfruje ją lokalnie by odesłać komunikat w formie zaszyfrowanej. Można to trochę porównać do skrytki w banku – teoretycznie istnieje możliwość włamania się do banku, jednak jeśli nie posiadamy klucza do konkretnej skrytki to ciężko będzie nam w skończonym czasie dostać się do jej zawartości.

Czasy niebezpiecznej chmury minęły, chociaż wciąż wiadomo że korzystanie z niej jest obarczone pewną dawką ryzyka. Jednak zastanówmy się, czy na pewno wszystkie instalacje on-premise posiadają zabezpieczenia sieciowe na styku naszej sieci lokalnej z Internetem, które są wystarczające aby uniemożliwić atak na nasze dane? Nie wszyscy mają tego świadomość, ale rozwiązania chmurowe są niekiedy dużo bezpieczniejsze niż on-premise.

Autor tekstu: Zygmunt Łodziński

Redakcja, korekta tekstu: Natalia Racławska

Kategorie: Technologia

Zygmunt Łodziński

dyrektor od zadań specjalnych, czasem (tylko na początku) mało realnych

Tak ci opowie o najnowszych technologiach, że już jutro będziesz chciał je wszystkie mieć.

z.lodzinski@visioncube.pl