Wyróżnianie się z tłumu nie jest niczym złym, w szczególności jeśli chodzi o przedsiębiorstwo. Dobrze zarządzane i spersonalizowane narzędzie do komunikacji jest świetną wizytówką dla prężnie działającego przedsiębiorstwa, szczególnie w świetle panującej pandemii, która zmusiła nas do zmiany charakteru prowadzonych spotkań na zdalny.
Podstawą personalizacji jest konto osobiste użytkowników Zoom’a – to właśnie od niego należy zacząć. W łatwy sposób możemy edytować informacje o nas oraz niektóre z ustawień bezpośrednio z poziomu panelu administratora.
Personalizacja jaką możemy przeprowadzić w kontekście naszej aplikacji pozwoli nam na zbudowanie podstawowej wizytówki naszego pracownika dostępnej z poziomu aplikacji. W dużych organizacjach możliwość zawarcia informacji takich jak: imię i nazwisko, numer telefonu, nazwa firmy i działu oraz lokalizację w której dana osoba pracuje, upraszcza nam proces komunikacji. Duże przedsiębiorstwa cechujące się rozproszoną strukturą pracowników w ramach poszczególnych zespołów, co często wiąże się z utrudnionym dostępem do poszczególnych osób. Dzięki „wizytówkom” które możemy wprowadzić do Zoom wizualizacja informacji jest dużo łatwiejsza. Ze zmianą zdjęcia profilowego również nie ma problemów. Wprowadzając spójną politykę fotografii nasze przedsiębiorstwo zyskuje profesjonalną identyfikację wizualną.
Ale czy to wszystko? Oczywiście, że nie. Zoom daje nam również możliwość zmiany naszego personalnego ID spotkań, a jeśli posiadamy potwierdzoną domenę firmy i Vanity URL (o czym niżej) możemy ustalić swój prywatny link do spotkań z łatwym do zapamiętania rozszerzeniem np. domena.zoom.us/my/g.maclaren. Integracja z kalendarzem, ustawienie strefy czasowej w której się znajdujemy oraz zmiana języka, to kolejne zabiegi sprawiające, że działanie z Zoomem staje się przyjemne i proste. Z panelu administracyjnego naszego profilu mamy szereg opcji, które możemy włączać i wyłączać wedle naszych potrzeb. Mowa tu nie tylko o ustawieniach dotyczących funkcjonalności Zooma, takich jak przesyłanie plików poprzez chat spotkania, ankiety czy Breakout Rooms, ale również o interfejsie graficznym poczekalni przed spotkaniem. Domyślny wygląd poczekalni jest dość oczywisty, ale dzięki paru zmianom może stać się ciekawym miejscem przed rozpoczęciem spotkania.
Takie kosmetyczne korekty na pewno są przydatne, ale możemy osiągnąć o wiele więcej. Poczekalnia to doskonałe miejsce na promowanie wewnątrzfirmowych inicjatyw jak akcje charytatywne, czy promowanie produktów nad którymi w danym kwartale się skupiamy.
Dzięki licencji Business oraz Enterprise mamy większe możliwości dostosowania Zoom’a. Zacznijmy może od domeny. W Zoom możemy dodać domenę naszej firmy co z punktu widzenia spójności komunikacji ułatwia życie pracownikom i partnerom biznesowym naszej firmy. Dzięki dodaniu domeny, Zoom automatycznie przypisuje osoby z naszej organizacji do konta właściciela organizacji (najwyższego z administratorów). Dołóżmy do tego Vanity URL, czyli stronę z naszą domeną firmową z której możemy logować się na konto, rozpoczynać czy też dołączać do spotkania. Strona ta może być przez nas zmodyfikowana, żeby stanowiła spójną całość z wizerunkiem firmy. I co otrzymamy? Proste równanie matematyczne.
Domena firmy + Vanity URL = Single Sign-On
Single Sign-On nie tylko ułatwi dostęp pracownikom do ich kont firmowych, pozwoli również na łatwe zarządzenie i monitorowanie zdarzeń na naszej platformie. Tą funkcjonalność możemy również osiągnąć dzięki integracji z Active Directory, dzięki takiemu rozwiązaniu możemy zarządzać kontami które mają dostęp do Zoom z jednego miejsca oraz zezwolić na automatyczne logowanie do platformy.
A co z powiadomieniami i zaproszeniami?
Tutaj też możemy wykazać się kreatywnością i zmienić wygląd naszych maili systemowych. Mowa tu nie tylko o wiadomościach dotyczących zmiany czy resetu hasła, ale również o zaproszeniach i powiadomieniach dotyczących planowanych spotkań. Warto tutaj zwrócić szczególną uwagę na możliwość modyfikacji numerów kontaktowych i sposobów wdzwonienia się na spotkanie. Jest to o tyle istotne, że w momencie gdy nasza firma posiada kilka lokalizacji międzynarodowych warto wprowadzić te numery dostępowe do formatu zaproszenia.
Webinary nie zostały pominięte. Możemy dostrajać szereg opcji np. zaproszenia zmieniając baner nad zaproszeniem (odpowiedni do tematu prowadzonego webinaru), informacje o mówcach czy adres URL na który zostaną przekierowani słuchacze po zakończeniu Webinarium.
Stosując kilka zmian przenosimy naszą usługę chmurową na inny poziom i zyskujemy potężne narzędzie komunikacyjne na miarę naszych potrzeb.
