Jak zaadoptować mój system pod kątem MS Teams
W związku z panującym przekonaniem, że „wszystko będzie działać ze wszystkim” warto pochylić się nad pytaniem czy mój obecny system wideokonferencyjny będzie kompatybilny z MS Teams?
W poprzednim wydaniu powiedzieliśmy sobie, że aby zrealizować funkcjonalność podłączenia terminali wideokonferencyjnych do Teams należy poszukać albo odpowiedniego rozwiązania, albo odpowiedniej bramy który pozwoli nam się wdzwonić do sesji MS Teams. Jest jeszcze kilka innych możliwości pod kątem budowania Sali konferencyjnej które zapewnią nam rentowność inwestycji na zakładanym poziomie.
Nikt z klientów nie spodziewał się kupując system natywnie integrujący się ze Skype, że tego rozwiązania nie będzie. Co więcej część klientów zaopatrzyło się w infrastruktury wideokonferencyjne dla których integracja ze Skype była ważnym czynnikiem z uwagi na prowadzoną współpracę z niektórymi klientami. W dalszej części artykułu opowiemy sobie po kolei co można zrobić, aby rozwiązać tą sytuację.
Natywne terminale, czyli co należy wymienić, żeby osiągnąć sukces
W przypadku rejestracji terminali w MS Teams recepta jest prosta musimy sięgnąć po rozwiązanie którego jeszcze oficjalnie nie ma. Poly pod koniec roku 2019 ogłosiło swoje nowe produkty z serii Studio X, które mają natywnie rejestrować się w MS Teams. Są to urządzenia typu wideosoundbar, które agregują w sobie funkcję kamery, mikrofonu i głośnika przy zachowaniu bardzo eleganckiego design. Warto zaznaczyć, iż Poly wypuszczając to rozwiązanie w pewnym sensie przedefiniował rynek terminali wideokonferencyjnych dając możliwość wyposażenia sali w zestaw za niecałe 2000 Euro przy jednoczesnej prezentacji obrazu z kamery i strumienia danych.
Poly X30 i Poly X50 to rozwiązania które w przyszłości mają mieć możliwość rejestrowania w chmurze Teams, ale w jaki sposób można je zaimplementować już dziś? System zoptymalizowane jest pod kątem dwóch typów platform. Pierwszą z nich jest RealPresence Platform od Poly, dając możliwość zaadresowania małych Huddle Space i przestrzeni gabinetowych w systemy wideokonferencyjne. Drugą platformą jest chmura firmy Zoom, która zyskuje na popularności w Polsce i na całym świecie. Poly X-Series wyposażone jest w specjalny software, który pozwala na uruchomienie tak zwanego trybu Zoom Room gdzie urządzenie staje się natywnym miejscem dla chmury Zoom.
A co zrobić jeśli nie chce wdrażać innej platformy poza Skype? Warto pomyśleć o zakupie RealConnect dla Office365, który jest darmowy do czerwca 2020 dla wszystkich klientów którzy zakupili terminale wideokonferencyjne i mają je objęte wsparciem serwisowym.
Uniwersalność jako remedium na ciągłe zmiany
Zmiana którą zaproponował nam Microsoft z punktu widzenia niektórych firm jest dość drastyczna i znacząca. W związku z tym zmieniając swoje podejście do wideokonferencji w głowach CIO będzie rodzić się pytanie: „czy na pewno chce wiązać się z jednym producentem?”. Odpowiedzią na takie wątpliwości jest bez wątpienia nurt USB wideo. Coraz więcej firm decyduje się na zakupy systemów które będą omniplatformowe, akceptując przy tym ryzyko gorszej jakości i dociążenia urządzeń końcowych takich jak PC, oraz zwiększenie ilości zgłoszeń serwisowych związanych z salami. Warto pochylić się nad takim modelem działania i zastanowić się jak zbudować sale konferencyjną w takim nurcie.
Czego potrzebujemy w sali konferencyjnej? Podstawą działania jest tutaj komputer i w tym zakresie możemy sięgnąć po dwa rodzaje rozwiązań jednym z nich jest oparcie komunikacji o komputery typu mini PC.
MiniPC
Decydując się na takie rozwiązanie do kosztów sali należy wliczyć wszystkie licencje w tym licencje niezbędne do uruchomienia komputera wg. Standardu firmowego. Ważnym aspekcie przy wyborze takiego modelu jest jasne określenie standardu prezentowania treści u nas w organizacji. W przypadku, gdzie komputer jest w sali musimy albo każdorazowo logować się jako użytkownik, albo przenosić dane które chcemy pokazywać na wspólny dysk sieciowy, o ile nie chcemy chodzić na każde spotkanie z pendrive. Rozwiązanie to obarczone jest również częstą nieporadnością użytkowników końcowych.
Laptop użytkownika
Bardzo często centrum rozwiązania staje się laptop użytkownika z którym przychodzimy do sali konferencyjnej. Znika wtedy problem dodatkowych licencji czy standardu udostępniania treści, ale pojawia się pytanie czy laptop będzie w stanie uciągnąć wystarczającą ilość procesów które użytkownik ma uruchomionych w tle.
Po podjęciu tej strategicznej decyzji musimy zdecydować nad wyborem urządzeń peryferyjnych dla naszego systemu i tutaj nasz przegląd możliwości jest bardzo duży. Firm produkujących zestawy do USB wideo jest wiele jednak liderami w tym zakresie jest firma Poly oraz Logitech, które wyspecjalizowały się w produkcji tego typu sprzętu. W ich portfolio znajdziemy nie tylko kamerki, a całe systemy konferencyjne, które podpinamy do komputera za pośrednictwem jednego kabla i budujemy cały system.
Jeżeli chcemy zbudować system z kilku niezależnych komponentów warto popatrzyć dodatkowo na vendorów takich jak Jabra oraz Huddly, produkujących odpowiednio systemy mobilnych zestawów głośnomówiących oraz kamer szerokokątnych. Rozwiązanie które cechuje się bardzo dobrymi parametrami i sprawdza się takim modelu USB wideo to Poly Studio – soundbar z kamerą kadrującą.
Jak migrować z natywnie rejestrowanych terminali do USB wideo?
Jeśli kupowaliśmy wcześniej rozwiązania Poly do rejestracji w Skype i chcemy zapewnić sobie zachowanie jak największą rentowność inwestycji migrując do USB wideo możemy wykorzystać pewne elementy i tutaj pojawia się bardzo duża moc strategii firmy Poly która coraz więcej urządzeń wyposaża w porty USB, które nie służą jedynie do robienia aktualizacji oprogramowania. Poly Trio Collaboration Kit posiada funkcjonalność Pass Through która pozwala nam z jednej strony wykorzystywać urządzenie jako natywne urządzenie do Skype, a jednocześnie po podłączeniu kabelka USB do komputera i uruchomieniu specjalnej aplikacji Poly przejęcia kontroli nad telefonem i kamerą jako urządzeniami peryferyjnymi dla uruchomionej aplikacji MS Teams.
Kolejne miejsca gdzie możemy spróbować wykorzystać komponenty systemu to Eagle Eye Director który możemy podłączyć do laptopa jako kamerę kadrującą pomieszczenie lub sam telefon Trio, dzięki któremu jakość dźwięku w naszym spotkaniu będzie dużo lepsza. Jedno jest pewne USB wideo na pewno daje nam dużą elastyczność pod kątem platformy, a co za tym idzie gotowość do pracy praktycznie z każdym systemem, pod warunkiem że zaakceptujemy wszystkie nieudogodnienia i zaufamy naszym użytkownikom.
MS Teams jako narzędzie do współpracy
Jednym z trendów, który obserwujemy jest wykorzystanie MS Teams do wszystkich jego funkcjonalności z wyłączeniem wideokonferencji. Systemy takie zbudowane są w oparciu o dołączanie do zespołów Teams botów, które odpowiedzialne są za planowanie i wywoływanie spotkań wideokonferencyjnych w oparciu o system trzeci taki jak Webex, Zoom, Blue Jeans lub platformy on-premise. Dzięki takiemu podejściu jesteśmy w stanie w najprostszy sposób z punktu widzenia technologicznego wdrożyć Teams obok obecnie posiadanego systemu wideo. Newralgiczna jest tutaj edukacja użytkowników w zakresie zrozumienia jasnego rozgraniczenia jak pracujemy grupowo a jak organizujemy spotkania. Podejście to pozwoli nam na całkowite wykorzystanie potencjału jaki drzemie w posiadanym systemie wideo, jednocześnie świadomie rezygnując z organizacji spotkań na Teams.
Dla kogo jest rozwiązanie w formie konektora do MS Teams?
Po konektor może sięgnąć klient który przyzwyczaił się do natywnej rejestracji urządzeń i chciałby zachować w pełni funkcjonalność sali konferencyjnej.
Konektor dla MS Teams daje nam możliwość wprowadzenia SIP URI do naszego zaproszenia Teams`owego dzięki któremu użytkownik w Sali konferencyjnej będzie mógł dołączyć z zestawu Poly, Cisco, Lifesize, Yealink. Warto zwrócić uwagę, na fakt iż w odróżnieniu od dotychczasowej konfiguracji terminali Poly zarejestrowanych natywnie do Skype, w przypadku MS Teams nie mamy dostępu do książki adresowej z której wybieramy użytkownika do którego chcemy się dodzwonić – implikuje to całkowite przejście na planowanie spotkań z poziomu Outlook celem uzyskania numeru dostępowego do spotkania.
Drugim ważnym typem wykorzystania konektorów jest wdrożenie usługi RealConnect dla klientów posiadających infrastrukturę dowolnego producenta. Jeżeli zbudowaliśmy infrastrukturę w oparciu o mostek konferencyjny Cisco CMS i Communication Manager oraz terminale serii Room Kit i nie chcemy robić rewolucji w naszym środowisku możemy spokojnie organizować spotkania z poziomu kalendarza gdzie do każdego spotkania MS Teams będziemy w stanie dołączyć za pośrednictwem usługi RealConnect.
Jak łatwo zauważyć możliwości radzenia sobie z obecną sytuacją w obliczu której postawił nas Microsoft jest dość sporo. Najważniejsze to dobrze zrozumieć przepływ informacji i zależności komunikacyjnych u nas w firmie, aby system który zbudujemy był zoptymalizowany dla nas pod kątem użyteczności, kosztów oraz wykorzystania obecnie posiadanych zasobów.
